Памятка о правилах и порядке проведения онлайн-звонков с родственниками и знакомыми получателей социальных услуг.
К онлайн-звонкам по видеосвязи, как и к обычным встречам, нужно подготовиться. Чтобы ваш день не превращался в сплошной зум-колл, заранее обозначьте время, в которое вы можете говорить, и определите, как долго будет длиться видеозвонок. Это позволит вам построить конструктивный разговор и не тратить свое и чужое время впустую.
Подготовка к разговору по видеосвязи
Проверить технические настройки и протестировать связь.
Это позволит вам избежать сбоев и срывов разговора, который впоследствии придется перенести из-за проблем со связью. Убедитесь, что микрофон и камера исправно работают, для этого можно сделать тестовый звонок.
Зарядить ноутбук или телефон
Позаботьтесь о зарядке заранее, чтобы ваш разговор внезапно не прервался.
Предупредить о времени
Уважая чужое время, мы бережем свое. Сообщите всем участникам, сколько продлится встреча.
Предупредить о записи звонка на видео или на диктофон
Собеседника нужно предупредить о записи разговора и сразу пояснить, в каких целях вы планируете использовать запись. Если кто-то против, стоит согласовать с ним иной вариант коммуникации.
Не опаздывать или предупреждать заранее
Пунктуальность никто не отменял. По-прежнему нужно уважительно относиться к своему и чужому времени и не заставлять собеседников ждать вас.
Организовать пространство
Помещение для видеозвонков должно быть тихое, желательно с нейтральным фоном, чтобы ничто не отвлекало от разговора.
В разговоре надо
Задавать вопросы и слышать ответы
Правильно заданные вопросы помогут структурировать разговор, а умение слышать позволяет улавливать суть.
Передавать сначала суть, потом детали
В начале заявите о главном, а затем переходите к подробностям, чтобы не путать собеседника и сразу обозначить тему разговора.
Сохранять спокойствие
Подвести итоги
Подведите итоги, обозначьте сроки и порядок дальнейших действий.
Перезвонить (и перезванивайте)
Если по каким-то причинам вы вынужденно прервали разговор и пообещали перезвонить — выполните обещание!
В процессе онлайн-звонков
Представить друг другу участников, озвучить их роли, очертить рамки
Если в группе появляются новые люди, их нужно представить и обязательно обозначить роли. Объясните, кто и о чем будет говорить. Заранее обдумайте целесообразность присутствия каждого участника.
Выключайте микрофон, если не собираетесь говорить
Включайте микрофон, только когда говорите, в остальных случаях внешние звуки могут помешать говорящему. Особенно если параллельно вы беседуете с кем-то и это слышат участники.
Смотрите в камеру
По привычке мы часто смотрим на свое изображение, однако со стороны кажется, что взгляд направлен в сторону и участник отвлечен. Чтобы установить контакт с собеседником, лучше смотреть в камеру: так будет яснее, что вы не отвлекаетесь и обращаетесь именно к нему.
Вовремя вступать и заканчивать
Старайтесь не задерживать других. Если понимаете, что вам нужно чуть больше отведенного времени, извинитесь и предупредите об этом или же предложите альтернативный вариант.
Соблюдать отведенное время
Старайтесь всегда следовать заранее согласованному расписанию, чтобы не затягивать разговор и дать возможность другим высказаться.
Принять волнение
Перебороть волнение во время разговоров крайне сложно; если вы понимаете, что не справляетесь со своими эмоциями, не бойтесь сказать об этом.
Цифровой этикет — это не свод строгих правил о том, как можно и нельзя, а общепринятые нормы, которые позволят вам сделать общение по видеосвязи максимально удобным и комфортным.
Порядок
